Privatlivspolitik for Act In Fact1. FormålAct In Fact anerkender og respekterer din ret til privatliv. Hos Act In Fact ønsker vi at give dig oplysninger om indsamling og brug af dine personlige data. Når vi indsamler data, gør vi det i overensstemmelse med denne privatlivspolitik, der beskriver, hvordan vi bruger og behandler de data, vi indsamler mere detaljeret. Denne privatlivspolitik beskriver også andre vigtige emner i forbindelse med informationsbeskyttelse.Vi opfordrer dig til at læse denne privatlivspolitik grundigt for at forstå, hvordan vi håndterer dine personlige oplysninger.Denne privatlivspolitik dækker produkter, der ejes af Act In Fact, og skal understøtte, at Act In Factoverholder den til enhver tid gældende lovgivning samt opfylder og overholder den gældende databeskyttelsesret, herunder EU’s databeskyttelsesforordning (EU-forordning 2016/679) og lov om behandling af personoplysninger.Act In Fact sikrer løbende, at alle vores medarbejdere har kendskab til og arbejder i overensstemmelse med denne privatlivspolitik.2. Kontaktoplysninger på vores DatabeskyttelsesansvarligDu kan frit kontakte vores databeskyttelsesabsvarlige, hvis du har brug for rådgivning om brug af dine rettigheder, eller hvis du har andre spørgsmål om Act In Facts behandling af persondata:Claus Gersdorff (partner og co-founder)Telefon: +45 20 22 20 26E-mail: [email protected] Grundlag, formål og principper for behandling af dine personoplysninger Act In Fact’s kunder er organisationer og virksomheder, der bruger vores tjenester til at hjælpe dem med at forstå medarbejder- og kundeoplevelser. Act In Fact’s kunder kan elektronisk indsende data eller information til hosting- og behandlingsformål ("Personoplysninger"). Vi behandler forskellige typer af oplysninger om dig, når du er deltager i en undersøgelse, som vi foretager på vegne af vores kunder.Vores undersøgelser følger altid et legitimt og anerkendelsesværdigt formål. I undersøgelsernebehandler vi personoplysninger på vegne af vores kunder, og vi er i disse tilfælde databehandler. Du kan læse mere om, hvad dette betyder for dig og dine rettigheder i afsnit 9 i denne privatlivspolitik. Når Act In Fact er databehandler er vi underlagt den dataansvarliges instruktion ift. videregivelse, rettigheder mfl. Se mere i afsnit 8. 3.1 Hvis du deltager i en undersøgelseVi behandler kun de oplysninger om dig, som er nødvendige i forhold til at opnå formålet med undersøgelsen. Hvis du således deltager i en af vores undersøgelser, søger vi altid at minimere de data, som vi indsamler ved kun at stille de spørgsmål og behandle de oplysninger, der er relevante og specifikt relateret til analysen. Deltagelse i vores undersøgelser er altid frivillig, og sker på grundlag af et samtykke, du tidligere har givet til virksomheden, der har givet opdraget til Act In Fact på den aktuelle undersøgelse. Vi fortæller dig således altid formålet med undersøgelsen, og indsamler og behandler ikke oplysninger om dig, hvis du ikke ønsker at deltage. Det er vigtigt for Act In Fact, at du deltager frivilligt i vores undersøgelser, og at du har en positiv oplevelse uden pres.Du har altid mulighed for at få slettet din besvarelse, hvis du måtte fortryde din deltagelse i en undersøgelse, og dette kan ske ved at rette henvendelse til Act In Facts Databeskyttelsesansvarlige, jf. afsnit 2 ovenfor. 4. VideregivelseAct In Fact videregiver ikke oplysninger om dig til tredjeparter uden dit samtykke, medmindre vi gennem lovgivning eller på anden vis er retligt forpligtet.4.1 Videregivelse hvis du deltager i en undersøgelseHvis du deltager i en undersøgelse, vil du altid forinden blive informeret om, hvorvidt din deltagelse er anonym, dvs. om det kun er Act In Facts medarbejdere, der kender din identitet, eller om dine besvarelser bliver delt med andre, f.eks. den kunde der har bestilt undersøgelsen.5. Disse typer af oplysninger behandler vi om dig5.1 UndersøgelserI forbindelse med vores undersøgelser behandler vi typisk oplysninger som navn og e-mail for at kunne komme i kontakt med dig.I tillæg hertil kan vi behandle oplysninger om dit køb eller kontakt med den pågældende kunde, som står bag undersøgelsen, og som de har videregivet til os. Det kan være oplysninger om produkt eller serviceydelse du har købt, pris på produkt eller serviceydelse, kontakt til kundeservice/-værksted etc., tidspunkt for køb eller kontakt eller lignende oplysninger.Herudover behandler vi de oplysninger, som du selv afgiver i forbindelse med deltagelse i vores undersøgelser, og som typisk handler om måling af kundetilfredshed og -oplevelser. Således er det ikke muligt her at give en fuldstændig liste.6. Dine rettighederI henhold til EU’s databeskyttelsesforordning, og den danske databeskyttelseslov har du en række rettigheder, som du kan påberåbe dig i forbindelse med Act In Facts behandling af personoplysninger. Disse rettigheder er som følger.6.1 OplysningspligtVed indhentelse af oplysninger skal vi oplyse dig om følgende:• Hvem vi er• Formålet med behandlingen, og hvilket retligt grundlag vi behandler dine oplysninger på• Hvor længe vi opbevarer dine oplysninger, eller hvilke kriterier der anvendes til at fastlægge opbevaringslængden• Dine rettigheder til at anmode om indsigt, berigtigelse, sletning eller begrænsning af dine oplysninger, jf. mere i underafsnit nedenfor• Kontaktoplysninger på vores databeskyttelsesansvarlige• Din mulighed for at klage6.2 IndsigtsretDu har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, og ret til at få en kopi af eventuelle oplysninger, som vi ligger inde med udleveret, herunder oplysninger om, hvem der har videregivet oplysningerne, hvis de ikke kommer fra dig selv.Du skal dog være opmærksom på, at denne rettighed kan være indskrænket som følge af forskningsparagraffen i den danske databeskyttelseslov. 6.3 Retten til sletning og retten til at få rettet oplysningerDu har ret til at få oplysninger om dig slettet eller rettet. Du har ret til at få slettet dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige, eller hvis du vælger at trække dit samtykke til vores behandling tilbage, som du har givet til vores kunde, der står bag den pågældende undersøgelse. Du kan desuden kontakte os, hvis du mener, at vi behandler dine persondata ulovligt.Når du henvender dig med en anmodning om at få dine oplysninger slettet eller rettet, vurderer vi hvorvidt betingelserne er opfyldt. Hvis betingelserne er opfyldt, retter eller sletter vi dine oplysninger hurtigst muligt, og ellers kontakter vi dig med en begrundelse for, hvorfor du ikke kan få slettet eller rettet dine oplysninger.6.4 KlagemulighedDu har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du mener, vi behandler dine oplysninger ulovligt, eller hvis du mener, vi ikke overholder dine rettigheder.Du kan læse mere om din klagemulighed på Datatilsynets hjemmeside:https://www.datatilsynet.dk/borger/klage/saadan-klager-du7. Tidsfrister for sletning og opbevaring7.1 Ved undersøgelserAct In Fact sletter eller anonymiserer personoplysninger, når de ikke længere er relevante for det formål, som de blev indsamlet til.Oplysninger indhentet i forbindelse med en undersøgelse opbevares som udgangspunkt i den periode det er nødvendigt for at færdiggøre undersøgelsen, og op til 6 måneder efter undersøgelsen er afsluttet i tilfælde af eventuel revidering eller indsigelse fra kunden.Act In Fact forestår desuden længevarende undersøgelser, hvor det kan være nødvendigt at opbevare oplysningerne i en årrække for at sammenligne data over en længere periode.Desuden kan vi opbevare oplysninger længere af hensyn til statistiske formål og driftsmæssige hensyn eller af hensyn til særlige retlige forpligtelser.8. Act In Fact som DatabehandlerI alle vores undersøgelser er Act In Fact databehandler, og derfor ejer Act In Fact ikke de data, som vores kunder indsamler via vores software. Vi behandler kun oplysningerne på vegne af en kunde, hvad enten denne er privat eller offentlig.I disse tilfælde arbejder vi under instruks fra kunden, og det er derfor kunden, der bestemmer opbevaringslængden, og som er ansvarlig for overholdelse af dine rettigheder med den nødvendige assistance fra Act In Fact.Når vi er databehandler, får vi udleveret personlige oplysninger fra vores kunde, og det er voreskundes forpligtelse at sørge for, at der er retligt grundlag for at videregive oplysninger til os. Vi påtager os aldrig opgaver, hvor der ikke er det nødvendige grundlag for behandling af oplysninger, eller hvor behandlingen på anden vis vil være ulovlig eller uetisk.9. InformationssikkerhedAct In Fact har vedtaget en informationssikkerhedspolitik, der garanterer fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af oplysninger, gennem organisatoriske og tekniske sikringsforanstaltninger. Alle oplysninger bliver behandlet i overensstemmelse med denne privatlivspolitik og informationssikkerhedspolitikken. Herved sikrer vi, at personoplysninger ikke går til grunde, kommer uvedkommende til kendskab eller utilsigtet ændres. Vores informationssikkerhedspolitik sikrer desuden risikovurdering og konsekvensanalyse ved ændringer i IT-systemer eller vores interne arbejdsgange. Derved er dine oplysninger sikret et højt niveau af beskyttelse hos os
